Многие из нас неоднократно замечали за собой, что вроде и работаешь целый день, не покладая рук, а в конце рабочего дня понимаешь, что особого результата и нет. А все из-за того, что мы, в основном, проводим свой день так, как складываются обстоятельства. Существует отличное решение такой проблемы – ежедневное планирование своего рабочего дня.
Четко и эффективно построенный рабочий процесс дает возможность в максимально короткий срок качественно выполнить все поставленные задания. Ведь когда человек точно знает, что ему нужно сделать, то успевает сделать намного больше.
Вот несколько основных правил, которые помогут распределить все обязанности и рационально распланировать рабочий день.
Правило №1. Сгруппируйте все похожие задания
Сразу обратите внимание на то, есть ли в вашем списке дел похожие задания. Их можно будет объединить в один блок, что позволит сэкономить время на их выполнение. Это похоже на поход в магазин, когда мы составляем список покупок и по списку все покупаем. Поэтому нет необходимости планировать выполнение похожих заданий в течение всего дня.
Можно условно поделить все задания на такие группы:
- задания, которые нужно выучить и проанализировать;
- задания, для выполнения которых нужны презентационные материалы;
- задания по осуществлению телефонных звонков, отправки факсов, электронной почты;
- задания, связанные с обработкой почтовой корреспонденции.
Если в течение дня постоянно переключаться от одного типа задания к другому и наоборот, можно потерять массу времени и энергии. Иначе обстоит дело, когда все задания грамотно распределены по однотипности.
Правило №2. Сначала выполняйте самые сложные задания
Есть такие задания, которые мы осознанно пытаемся отложить на потом. Мы постоянно придумываем для себя отговорки, чтобы отложить их выполнение. И это неправильный подход. Выполнение таких сложных и не особо приятных заданий нужно ставить на первое место. После этого мы получаем прилив энергии и толчок для выполнения более приятных и легких заданий.
Правило №3. Приберегите время для непредвиденных заданий
Знакомая история, когда в самый разгар рабочего времени возникает срочное «горящее» дело, а времени катастрофически не хватает. Чтобы такая ситуация не застала вас врасплох, приберегите немного времени на непредвиденные задания. Пусть это будет только 10 или 20% от рабочего времени, но за этот промежуток можно успеть сделать такие срочные дела.
Правило №4. Рабочий день длится до тех пор, пока не будут выполнены все запланированные задания
Все запланированные на день задания должны быть выполнены. Планируйте завтрашний день в конце текущего, при таком подходе, новый день можно будет начинать с легкостью, с новыми силами и идеями.
Правило №5. Необходима постоянная оптимизация
Если постоянно анализировать свою ежедневную деятельность, можно определить всякие несущественные пустяки, от которых можно вообще отказаться. Так появится свободное время, которое можно посвятить более важным делам. Иногда мы что-то делаем только потому, что привыкли это делать постоянно. Это удобно и мы не изъявляем желание что-то поменять.
Чем добросовестнее вы будете следовать этим правилам, тем эффективнее будет ваш рабочий день.
На основе материалов сайта tvoigroshi.com.ua — кредиты на карту круглосуточно
